Notificación de prácticas de privacidad de HIPAA




	NOTIFICACIÓN DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD: Confidencialidad de su información de atención médica ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. LÉALO DETENIDAMENTE. La ley exige que le demos este aviso para informarle cómo Delta Dental y sus afiliados ("Delta Dental ") protegemos la confidencialidad de la información médica que tenemos sobre usted. La información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés) se define como cualquier información individualmente identificable sobre los antecedentes médicos, la condición mental o física, o el tratamiento de un paciente. Entre los ejemplos de PHI se incluyen nombre, dirección, número de teléfono y de fax, dirección de correo electrónico, número de Seguridad Social u otro número de identificación, fecha de nacimiento, fecha del tratamiento, registros de tratamiento, radiografías, registros de afiliación y de reintegro. Delta Dental recibe, utiliza y divulga la PHI para administrar el plan de beneficios o según la ley lo permita o exija. Queda prohibido cualquier otro tipo de divulgación de la PHI que no cuente con su consentimiento. Debemos observar las prácticas de privacidad que se describen en este aviso, pero también estamos obligados a cumplir todo requisito federal o estatal más riguroso que pudiera aplicarse a nuestra administración de sus beneficios. Sin embargo, podemos cambiar este aviso y poner en vigencia uno nuevo que rija toda la PHI que guardamos sobre usted. Si efectuamos alguna modificación importante en nuestras prácticas de privacidad, cambiaremos este aviso con prontitud y usted recibirá una copia dentro de los 60 días de efectuarse dicho cambio. Usted también puede pedir una copia de este aviso cuando lo desee poniéndose en contacto por escrito o por teléfono a la dirección y número de teléfono indicados al pie de este aviso. Debería recibir una copia de este aviso al momento de inscribirse en un programa de Delta Dental y le notificaremos cómo puede recibir una copia del mismo cada tres años. Usos y divulgaciones permitidas de la PHI Podemos usar o revelar la PHI sin autorización previa para los fines siguientes. Entre los usos y/o divulgaciones permitidas se incluyen revelaciones dadas a usted, usos y/o divulgaciones con fines de tratamiento médico, pago de reintegros, facturación de primas y otras operaciones de atención médica. Si su empleador o terceros patrocinan el programa de beneficios, podemos dar la PHI a su empleador o al patrocinador para la administración de los beneficios. Podemos divulgar la PHI a terceros que prestan servicios en nombre de Delta Dental para la administración de los beneficios. La ley exige que estas partes firmen un contrato por el cual acuerdan proteger la confidencialidad de la PHI. Se puede divulgar la PHI a una organización afiliada que presta servicios en nombre de Delta Dental para la administración de los beneficios. Estas afiliadas han implementado prácticas y procedimientos de privacidad y observan las leyes federales y estatales correspondientes. También podemos usar y/o divulgar la PHI para cumplir una autorización válida; notificar o ayudar a notificar de su estado de salud a un familiar, otra persona o un representante personal; asistir en esfuerzos de auxilio en casos de desastre y para denunciar casos de víctimas de abuso, negligencia o violencia hogareña. Otros usos y/o divulgaciones permitidas tienen la finalidad de supervisión médica por organismos gubernamentales, judiciales o administrativos o fines de orden público; para dar información sobre personas fallecidas a médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias; con fines de investigación, para la donación de órganos; para evitar una amenaza grave a la salud o seguridad; para funciones gubernamentales especializadas como actividades militares y de veteranos; para fines de indemnización por accidentes de trabajo y para crear información abreviada que ya no pueda identificarlo personalmente. Además, con ciertas restricciones, podemos usar y/o divulgar la PHI con fines de financiación. También se nos permite usar y/o divulgar a propósito la PHI durante un tipo de uso y/o divulgación permitidas, pero debemos tratar de mantener a un mínimo los usos y/o divulgaciones hechas a propósito. Utilizamos salvaguardas administrativas, técnicas y físicas para mantener la privacidad de la PHI y debemos limitar el uso y/o la divulgación de dicha información al mínimo necesario para lograr los propósitos de uso y/o divulgación. Ejemplos de usos y divulgaciones de la PHI para tratamiento, pago u operaciones de atención médica Entre dichas actividades se cuentan las siguientes: tramitar reintegros, recabar información de afiliación y cobrar primas, revisar la calidad de la atención médica que recibe, prestar servicio al cliente, resolver quejas y compartir información de pago con otras aseguradoras. Ejemplos adicionales: Usos y/o divulgaciones de PHI para facilitar el tratamiento. Por ejemplo, Delta Dental puede usar o divulgar la PHI para determinar la elegibilidad para recibir los servicios que su dentista haya solicitado. Usos y/o divulgaciones de PHI por razones de pago. Por ejemplo, Delta Dental puede usar y divulgar la PHI para facturarle a usted o al patrocinador de su plan. Usos y divulgaciones de PHI para operaciones de atención médica. Por ejemplo, Delta Dental puede usar y divulgar la PHI para revisar la calidad de la atención proporcionada por los dentistas de nuestra red. Divulgaciones sin autorización Tenemos la obligación de divulgar la PHI a usted o a su representante personal autorizado (con ciertas excepciones), cuando lo requiera el Ministro estadounidense de Salud y Servicios Humanos para investigar o determinar nuestro cumplimiento de la ley, y en otros casos que lo requiera la ley. Delta Dental podrá divulgar la PHI sin su autorización previa en respuesta a lo siguiente: Orden judicial. La orden de un consejo, comisión o entidad administrativa con fines de adjudicación de conformidad con la autoridad legal acordada. Citación en una demanda civil. La citación investigativa de un consejo, comisión o entidad gubernamental. Citación en un arbitraje. Orden de cateo de las fuerzas del orden público. La solicitud de un médico forense durante investigaciones. Divulgaciones que hace Delta Dental con su autorización Delta Dental no usará ni divulgará la PHI sin su autorización previa si la ley así lo exige. Usted luego puede revocar esa autorización por escrito para detener cualquier uso o divulgación futuras. Entregue su autorización a Delta Dental o la persona que solicite a Delta Dental la PHI. Sus derechos sobre la PHI Tiene el derecho de solicitar una inspección de la PHI y obtener una copia de la misma. Puede acceder a su propia PHI comunicándose con la oficina del plan Delta Dental correspondiente. Debe incluir 1) su nombre, domicilio, teléfono y número de identificación, así como 2) el tipo de PHI que desea solicitar. Delta Dental podrá cobrarle una tarifa razonable para darle copias de la PHI. Delta sólo guardará la PHI que obtengamos o utilicemos para proporcionarle los beneficios médicos. Una vez que terminemos de revisar la información, Delta Dental devolverá al dentista la mayor parte de la PHI, como registros de tratamiento o radiografías. Para obtener la PHI que Delta Dental no posee, posiblemente tenga que comunicarse con su proveedor de atención médica. Queda prohibido inspeccionar o copiar la PHI compilada con anticipación razonable, ni utilizarla en una acción o procedimiento civil, penal o administrativo, ni tampoco la PHI de otra manera excluida del requisito de divulgación conforme a la legislación federal o estatal. En algunas circunstancias, puede tener el derecho de que se reconsidere esta decisión. Si tiene alguna pregunta sobre el acceso a la PHI, comuníquese con la oficina de privacidad como se indica más adelante. Tiene el derecho de pedir que se establezcan límites de acceso a la PHI. Tiene el derecho de pedir que limitemos el modo en que usemos y divulguemos la PHI. Consideraremos su pedido pero no estamos legalmente obligados a aceptarlo. Si aceptamos su pedido, estableceremos los límites por escrito y los respetaremos, excepto en situaciones de emergencia. Tiene prohibido limitar los usos y divulgaciones que la ley nos exige o permite que hagamos. Tiene el derecho de corregir o actualizar la PHI. Esto quiere decir que puede solicitar enmiendas a la PHI durante el tiempo que guardemos esa información. En algunos casos, podemos rechazar su pedido de enmienda. Si rechazamos su pedido de enmienda, usted tiene el derecho de presentar una declaración de desacuerdo con nosotros y nosotros podremos preparar una refutación a su declaración. Le daremos una copia de dicha refutación. Si un tercero nos envió la PHI, podemos referirle a esa persona para que enmiende la PHI. Por ejemplo, podemos referirle a su dentista para que modifique su ficha de tratamiento o a su empleador, si corresponde, para que modifique su información de afiliación. Si tiene alguna pregunta sobre las enmiendas a la PHI, comuníquese con la oficina de privacidad a la dirección listada más adelante. Tiene el derecho de solicitar comunicarse con nosotros o que nos comuniquemos con usted en forma confidencial por medios alternativos o a una dirección distinta. Aceptaremos una solicitud razonable si nos dice que la divulgación de la PHI podría ponerle en peligro. Se le puede pedir que nos entregue una declaración del peligro posible, una dirección distinta, otro método de contacto o información sobre el trámite del pago. Presente esta solicitud por escrito a la oficina de privacidad a la dirección listada más adelante. Tiene el derecho de recibir una cuenta de ciertas divulgaciones de la PHI que hayamos hecho, si las hay. Este derecho no se aplica a las divulgaciones con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica, ni para la información que revelamos después de recibir de usted una autorización válida. Además, no estamos obligados a dar cuenta de las divulgaciones que hayamos hecho a usted, a familiares o amigos involucrados en su atención médica, ni de aquéllas con fines de notificación. No nos es necesario dar cuenta de las divulgaciones efectuadas por motivos de seguridad nacional o para cumplir ciertos fines del orden público, divulgaciones efectuadas como parte de un juego de datos limitado, divulgaciones a propósito o divulgaciones efectuadas antes del 14 de abril de 2003. Comuníquese con la oficina de privacidad a la dirección listada más adelante si quisiera recibir un informe de las divulgaciones efectuadas o si tiene alguna pregunta al respecto de este derecho. Tiene el derecho de obtener este aviso por correo electrónico. Tiene el derecho de obtener una copia de este aviso por correo electrónico. Aun si ha acordado recibir el aviso por correo electrónico, también tiene derecho a solicitar una copia impresa del mismo. Quejas Puede presentar una queja ante nosotros o ante el Ministerio estadounidense de Salud y Servicios Humanos si cree que Delta Dental ha violado sus derechos de privacidad. Puede enviarnos una queja notificando a la oficina de privacidad a la dirección listada más adelante. No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja. Contactos Delta Dental of California ofrece y administra programas dentales con servicios tarifados individualmente para los grupos con sede en el estado de California. Delta Dental of New York ofrece y administra programas dentales con servicios tarifados individualmente en Nueva York. Delta Dental of Pennsylvania y sus filiales ofrecen y administran programas dentales con servicios tarifados individualmente en Delaware, Maryland, Pennsylvania, West Virginia y el Distrito de Columbia, y programas prepagos de vista en West Virginia. Las filiales de Delta Dental of Pennsylvania son Delta Dental of Delaware; Delta Dental of the District of Columbia; Delta Dental of West Virginia y Delta Vision of West Virginia. Delta Dental Insurance Company ofrece y administra programas dentales con servicios tarifados individualmente a grupos con sede o domicilio en Alabama, Florida, Georgia, Louisiana, Mississippi, Montana, Nevada, Texas y Utah. Las siguientes entidades suscriben a DeltaCare® USA en estos estados: AL — Alpha Dental of Alabama, Inc.; AZ — Alpha Dental of Arizona, Inc.; CA — Delta Dental of California; AR, CO, IA, MI, OK, OR, RI, SC, SD, WA, WI, WY — Dentegra Insurance Company; AK, CT, DE, FL, GA, KS, LA, TN, WV y Washington, D.C. — Delta Dental Insurance Company; HI, KY, MD, MO, NJ, OH, TX — Alpha Dental Programs, Inc.; NV — Alpha Dental of Nevada, Inc.; UT — Alpha Dental of Utah, Inc.; NM — Alpha Dental of New Mexico, Inc.; NY — Delta Dental of New York; PA — Delta Dental of Pennsylvania.Delta Dental Insurance Company opera como unidad administradora de DeltaCare USA en todos estos estados, con la excepción de California. Estas compañías tienen la responsabilidad financiera de sus propios productos. Si desea obtener información adicional sobre el procedimiento de quejas o cualquier otra información incluida en este aviso, puede comunicarse con la oficina de privacidad a la dirección y el teléfono listados más adelante. Delta Dental Subscriber Services P.O. Box 997330 SACRAMENTO CA 95899-7330 (877) 335-8273 Este aviso rige a partir del 2 de agosto de 2006 inclusive.